จดหมายเชิญประชุม


ย้อนกลับ ขึ้น ถัดไป

  แนวคิด | วัตถุประสงค์ |การเขียนจดหมายเชิญประชุม | ตัวอย่างจดหมายเชิญประชุม

การบันทึกการประชุม | การเขียนรายงานการประชุม | รูปแบบรายงานการประชุม | กิจกรรมการเรียนการสอน

 


2. จดหมายเชิญประชุม และระเบียบวาระการประชุม เป็นเอกสารที่ส่งถึงผู้ที่จะเข้าร่วม
ประชุมล่วงหน้า เพื่อให้ทราบกำหนดการ และหัวข้อเรื่องที่จะประชุม

 

top

 

 


 

top



 


1. จดหมายเชิญประชุมต้องส่งล่วงหน้าให้ผู้เข้าประชุมทราบล่วงหน้าอย่างน้อย 7 วัน
ก่อนมีการประชุม เพื่อให้เตรียมตัวเข้าประชุม หรือมีกิจธุระจะได้แจ้งให้ทางหน่วยงานทราบได้


2. แจ้งเรื่องที่จะประชุม วัน เวลา สถานที่ พร้อมทั้งระเบียบวาระการประชุมให้ชัดเจน


3. ใช้สำนวนภาษาที่ชัดเจน รัดกุม และได้ใจความ ไม่เขียนเยิ่นเย้อ วกวน เพราะจะทำ
ให้ผู้รับสื่อความหมายได้ไม่ถูกต้อง


4. การเขียนจดหมายเชิญประชุมอาจจะเขียนระเบียบวาระการประชุมลงในจดหมาย
เชิญประชุม หรือแยกระเบียบวาระการประชุมอีกแผ่นต่างหากก็ได้

 

top

 

 


                                                                      ขอแสดงความนับถือ
   
                                                                     (นางสาวยุพา รักสกุล)
                                                                             เลขานุการ

 

top

 

 



            ขณะที่มีการประชุมปรึกษาหารือกันนั้น เลขานุการจะต้องมีหน้าที่จดรายละเอียดของการประชุม ซึ่งจะบันทึกข้อความแบบใดนั้นขึ้นอยู่กับความเหมาะสมหรือความต้องการของที่ประชุมว่าต้องการรายละเอียดของข้อมูลมากน้อยเพียงใด การบันทึกการประชุมสามารถทำได้ 3 วิธีคือ


1. การบันทึกอย่างละเอียด ได้แก่ การบันทึกคำพูดทุกคำของผู้ประชุมที่เสนอความ
เห็นต่อที่ประชุม พร้อมด้วยมติของที่ประชุม การบันทึกอย่างละเอียดนี้มักใช้ในเรื่องที่ประชุมนั้นมีความสำคัญ เช่น การประชุมเกี่ยวกับนโยบายของรัฐบาล การประชุมรัฐสภา เป็นต้น


2. การบันทึกเฉพาะประเด็นสำคัญ ได้แก่ การจดบันทึกเฉพาะประเด็นสำคัญ หรือใจ
ความสำคัญที่ผู้เข้าร่วมประชุมเสนอเท่านั้น พร้อมทั้งอุดมคติของที่ประชุม การบันทึกแบบนี้มักใช้กันทั่วไปในการจดรายงานการประชุม


3. การบันทึกเฉพาะมติและเหตุผล ได้แก่ การจดเฉพาะข้อสรุปหรือข้อตกลงของที่
ประชุมเพื่อนำไปปฏิบัติตามมติของที่ประชุม โดยบันทึกอย่างกะทัดรัด เฉพาะใจความสำคัญของเหตุผลและมติของที่ประชุม




 

top

 

 


 

    การจดรายงานการประชุมนั้น มีหลักการเขียนดังต่อไปนี้


1. ควรจดรายงานการประชุมควรจดเฉพาะใจความสำคัญ ไม่จำเป็นต้องจดทุกคำพูด
หากเป็นการประชุมสำคัญ ๆ อาจต้องจดอย่างละเอียด จุดทุกญัตติที่ผู้ประชุมเสนอให้พิจารณา แต่ไม่ต้องจดคำพูดที่อภิปรายกัน หรือความเห็นที่ผู้ประชุมเสนอทั้งหมด


2. ใช้ภาษาให้ถูกต้องชัดเจน ที่สามารถสื่อความหมายให้ผู้รับสารหรือข้อตกลงของที่
ประชุมเพื่อนำไปปฏิบัติตามมติของที่ประชุม โดยบันทึกอย่างกะทัดรัด เฉพาะใจความสำคัญของเหตุผลและมติของที่ประชุม


3. การเขียนรายงานการประชุมควรเขียนเรียงตามลำดับวาระการประชุมครั้งนั้น ๆ โดย
เขียนหัวเรื่องหรือปัญหาในแต่ละวาระพร้อมทั้งมติของที่ประชุมในญัตตินั้น ๆ ด้วย


4. ไม่ต้องจดคำพูดโต้แย้งของแต่ละคน หรือคำพูดที่เป็นรายละเอียดปลีกย่อยมากเกิน
ไป ยกเว้นเป็นการบันทึกอย่างละเอียดที่ต้องการข้อมูลที่มีรายละเอียดมาก


5. ผู้เขียนรายงานการประชุมต้องตั้งใจฟังการประชุมอย่างมีสมาธิเพื่อเขียนรายงานการ
ประชุมได้ถูกต้องตามมติ และตามความเป็นจริง


6. ควรแยกประเด็นสำคัญของผู้ที่ประชุมเสนอมาให้อ่านเข้าใจง่าย ไม่สับสน


7. ถ้าข้อมูลเป็นตัวเลข จำนวนเงิน สถิติ ควรเขียนให้ถูกต้อง ชัดเจน เรียงเป็นลำดับ
ชัดเจนที่สามารถสื่อความหมายได้ง่าย


8. ใช้ถ้อยคำสำนวนแบบย่อความให้ได้ใจความสมบูรณ์ ไม่ใช้คำฟุ่มเฟือย เยิ่นเย้อ หรือ
สำนวนโวหารที่เร้าอารมณ์ที่อาจสื่อความหมายไปในทางใดทางหนึ่ง ไม่ตรงตามวัตถุประสงค์ของเรื่องที่ประชุม

 

top

 

 

 

 

 

 


        การเขียนรายงานการประชุมของแต่ละหน่วยงานจะมีรูปแบบที่แตกต่างกันแล้วแต่หน่วยงานนั้น ๆ จะกำหนดตามความเหมาะสม แต่รายงานการประชุมโดยทั่ว ๆ ไป จะประกอบไปด้วยหัวข้อดังต่อไปนี้


1. รายงานการประชุม ให้ระบุชื่อหน่วยงาน หรือเรื่องที่จะประชุม


2. ครั้งที่ ให้ลงครั้งที่ประชุม และปีที่ประชุม


3. วัน เดือน ปี ให้ลงวันที่ เดือน และ พ.ศ. ที่จะประชุม


4. ณ ให้ลงชื่อสถานที่ที่ประชุม


5. ผู้มาประชุม ให้ลงชื่อผู้ที่เข้าร่วมประชุม


6. ผู้ไม่มาประชุม (ถ้ามี) ให้ลงชื่อผู้ที่ไม่สามารถมาประชุมได้ พร้อมทั้งระบุสาเหตุที่ไม่สามารถมาประชุมได้ โดยใส่สาเหตุไว้ในวงเล็บท้ายชื่อ


7. เริ่มประชุมเวลา ให้ลงเวลาที่เริ่มประชุม


8. ระเบียบวาระ ให้เขียนหัวเรื่องหรือญัตติที่จะประชุมเรียงตามลำดับไป โดยทั่วไปแล้ว ระเบียบวาระที่ 1 จะเป็น “การรับรองรายงานการประชุมครั้งก่อน” (ถ้ามี) เพื่อให้ผู้เข้าประชุมได้พิจารณารายงานการประชุมครั้งที่แล้วว่าถูกต้องตามที่ได้ประชุมกันหรือไม่ หรือระเบียบวาระที่ 1 อาจจะเป็น “เรื่องที่ประธานจะแจ้งให้ทราบ” ก็ได้จากนั้นระเบียบวาระต่าง ๆ มาก็เป็นไปตามลำดับเรื่องที่ประชุม


9. เลิกประชุมเวลา ให้ลงเวลาที่เลิกประชุม


10. ผู้จดรายงานการประชุม ให้ลงชื่อผู้จดรายงานการประชุม
รูปแบบการเขียนรายงานการประชุมจึงขึ้นอยู่กับหน่วยงานนั้น ๆ ดังนั้น จำเป็นที่ผู้จด
รายงานการประชุมจะต้องศึกษาและทำความเข้าใจรูปแบบของการเขียนรายงานการประชุมของหน่วยงานนั้น ๆ ที่ตนทำอยู่


 

top

 

 

            ให้นักศึกษาร่างจดหมายเชิญประชุมถึงกรรมการบริษัท เพื่อประชุมพิจารณาเรื่องใดเรื่องหนึ่ง โดยกำหนดระเบียบวาระการประชุมเองตามความเหมาะสม โดยคำนึงถึงรูปแบบและการใช้ภาษาในการเขียนอย่างถูกต้องตามหลักเกณฑ์ของการเขียน

          top